Antrag "Pilotversuch „papierloses Büro“ in einem Teil der Stadtverwaltung"
Antrag zur Sitzung des Haupt-, Finanz- und Demografieausschusses am 19.11.2015
Pilotversuch „papierloses Büro“ in einem Teil der Stadtverwaltung
Sehr geehrter Herr Bürgermeister Krützen,
die FDP-Fraktion im Rat der Stadt Grevenbroich bittet Sie, nachfolgenden Antrag für die nächste Sitzung des Haupt-, Finanz- und Demografieausschusses aufzunehmen:
„Der Rat beauftragt den Bürgermeister, in einem Teil der Stadtverwaltung (z.B. in einem eigenen FB) einen Pilotversuch für ein papierloses Büro zu starten. Über den Erfolg dieser Maßnahme ist der Rat der Stadt zu unterrichten.“
Begründung:
Die vergangenen Jahre brachten viele Fortschritte im Bereich der Digitalisierung und Vernetzung. Diese Entwicklung ist jedoch weitestgehend an der Stadtverwaltung vorbei gelaufen, denn diese arbeitet + bisher noch weitgehend mit Papier, Akten und Ordnern. Durch ein papierloses Büro würden nicht nur Prozesse verbessert und die Effizienz erhöht werden, sondern es würden auch die Druck- und Papierkosten sinken und man würde die Umwelt schonen. Sicherlich eignen sich einige Bereiche der Stadtverwaltung nicht für ein papierloses Büro, da die Arbeit mit Papier und Akten dort rechtlich vorgeschrieben ist. Es gibt jedoch auch einige Bereiche, in denen dieses nicht erforderlich ist. Hier könnte man das papierlose Büro in einem Pilotversuch testen, um anschließend zu evaluieren, ob sich dieses Verfahren als geeignet erwiesen hat und auf weitere Bereiche ausgerollt werden sollte.
Die Umstellung auf ein papierloses Büro könnte die folgenden Schritte beinhalten:
• Arbeitsrichtlinien und Anweisungen in Papierform werden nicht ausgedruckt und abgeheftet, sondern als PDF-Datei im internen Netzwerk der Stadtverwaltung
(Intranet, Datenbank) zugänglich gemacht.
• In einen Multifunktionsdrucker können meist auch Dokumente eingescannt werden. Bestehende Dokumente, die nicht aufbewahrungspflichtig in Papierform sind (d.h. für die eine digitale Aufbewahrung ausreichend wäre), sollen eingescannt und als PDF-Datei zentral abgelegt werden.
• Die Mitarbeiter sollten angewiesen werden, Dokumente wann immer möglich nicht auszudrucken, sondern am Bildschirm durchzulesen.
• Es sollte untersucht werden, ob es möglich ist, Eingangspost nicht im Original an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten, sondern diese zentral zu scannen und elektronisch weiterzuleiten.
Mit freundlichen Grüßen
Markus Schumacher